Introduction aux comptes
Ici vous trouvez une déscription des comptes et de leur utilisation.
1. Conditions préalables
Avant de saisir des comptes, il faut avoir une réservation dans le système.
2. Qu’est-ce qu’un compte ?
Les comptes actifs sont les dépenses effectuées par chaque réservation/client. Ils sont adaptables aux besoins de chaque hôtel et sont définis lors de l’installation.
Des exemples de comptes pour les réservations peuvent être « Chambre avec demi-pension », « Personne avec petit-déjeuner » ou « Enfant de 0 à 14 ans ». D’autres exemples de comptes sont : une réduction de 10 %, un petit-déjeuner supplémentaire ou des frais de minibar.
Lorsque le client effectue un paiement, un compte passif est enregistré pour indiquer que le paiement a été effectués. Ces comptes sont, par exemple, les suivants : Cash, Facture ou Carte Visa.
3. Comment gérer les comptes ?
Les comptes sont gérés sous chaque réservation.
En cliquant sur l’icône dans la liste des réservations, une vue des comptes de la réservation s’ouvre.
Vous pouvez y voir tous les actifs et les passifs d’un client.
Le tableau des comptes comporte 7 colonnes (A):
- Compte : le nom du compte
- Pers. : le nombre de personnes pour lesquelles le prix doit être multiplié (ce nombre varie en fonction du type de comptes)
- Prix : la valeur du compte
- Jours : les jours par lesquels le prix doit être multiplié (cela varie en fonction du type de compte).
- Total : la valeur finale du compte.
- Date : date à laquelle l’actif ou le passif a été effectué.
- Utilisat. : l’utilisateur CASY qui a saisi cet actif ou passif.
- 3 actions sont également possibles, indiquées par les symboles à la fin de la ligne (B).
- Déplacer le compte vers le haut ou vers le bas pour personnaliser l’ordre.
- Supprimer le compte.
- Inclure le compte dans le calcul du produit total.
- Si vous ne cochez pas la case, le compte ne sera pas calculée sur la facture du client. Cette fonctionnalité est utile si le client ne paye qu’une partie de la facture.
En bas du tableau sont affichés :
- Le total de tous les comptes, qu’ils soient sélectionnés ou non. (C)
- Le total uniquement des actifs sélectionnés. (D)
4. Comment saisir un actif ou un passif ?
Étape 1
Saisissez le nom du compte dans la vue des comptes d’une réservation en cliquant sur le champ vide de la colonne « Compte » et en sélectionnant le compte souhaité dans le menu déroulant.
Vous pouvez également rechercher le compte en continuant à taper la première lettre du nom du compte dans le champ jusqu’à ce que le compte souhaité apparaisse.
Étape 2
Utilisez la touche de tabulation pour passer au champ suivant dans la colonne « Pers. » afin de saisir le nombre de personnes par lequel le prix doit être multiplié.
Étape 3
Utilisez la touche de tabulation pour passer au champ suivant de la colonne « Prix » afin de saisir la valeur de l’actif ou du passif.
Étape 4
Selon le compte, vous devez également indiquer le nombre de jours.
Naviguez avec la touche de tabulation jusqu’au champ suivant de la colonne « Jours » pour saisir le nombre de jours par lequel le prix doit être multiplié.
Étape 5
La date et l’heure sont celles du jour par défaut, mais vous pouvez les modifier.
Étape 6
Pour conclure et enregistrer le compte, cliquez sur « Sauver ».