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Ajouter et modifier les réservations


Ici vous trouvez une déscription de comment ajouter et modifier une réservation. Comme les deux processus sont similaires et ils utilisent la même interface, ils sont décrits ensemble.

1. Conditions préalables

Avant de pouvoir créer une réservation, vous devez disposer d’une adresse. Pour modifier une réservation, vous devez disposer d’une réservation déjà existante.

2. La procédure

2.1 Accéder à la page pour créer et modifier une réservation

Il y a plusieurs façons d’accéder à la page de création ou de modification d’une réservation.

Les possibilités pour créer une réservation sont les suivantes :

  • À partir du plan d’occupation :
    • Créer une nouvelle réservation après avoir choisi une adresse ou créé une nouvelle adresse.
    • Cliquer avec le bouton droit de la souris sur une réservation et sélectionner  » Nouvelle réservation « .
    • Cliquer avec le bouton droit de la souris sur une réservation et sélectionner  » Copie réservation « .
  • À partir de la section des adresses :
    • Cliquer sur l’icône  » Réservation « . S’il n’y a pas encore de réservation pour cette adresse, la page pour en créer une nouvelle s’ouvrira automatiquement.
  • À partir de la section des réservations :
    • Créer une nouvelle réservation à partir d’une réservation existante.
    • Copier une réservation existante.

Une réservation peut être modifiée :

  • Sur le plan d’occupation, cliquer avec le bouton droit de la souris sur une réservation et sélectionner  » Editer la réservation « .
  • Dans la section des réservations, cliquer sur l’icône  » Modifier réservation « .

Si vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur une réservation avec des adresses de facturation et de réservation différentes et vous choisissez « Nouvelle réservation », les deux adresses sont également incluses dans la nouvelle réservation.

2.2 Le formulaire  » Nouvelle réservation / Modifier réservation « 

Le formulaire  » Nouvelle réservation / Modifier réservation  » comporte plusieurs champs :

  • ID réservation : il s’agit d’un numéro de réservation unique attribué par le système pour identifier chaque réservation.
  • Intestation : l’intestation du client qui séjourne dans la chambre.
  • Personne : le nom du client qui séjourne dans la chambre. Si vous changez ce nom, il n’y aura aucune répercussion sur l’adresse originale ou sur le destinataire de la facture.
  • Arrivée : la date d’arrivée de la réservation.
  • Départ : la date de départ de la réservation.
  • Chambre : il y a 2 champs à remplir.
    • Le premier est la catégorie de la chambre. Cela vous permet de limiter le nombre de chambres affichées dans le deuxième champ.
    • Le deuxième est le numéro de la chambre. Ici vous pouvez sélectionner une chambre si vous êtes en train de créer une nouvelle réservation. Les chambres déjà occupées pendant les dates choisies sont indiquées en rouge.
  • Canal : ce champ indique le canal à travers duquel la réservation est entrée. Les options sont personnalisables.
  • Intestataire : l’adresse de la personne physique avec laquelle la réservation est connectée. Vous pouvez la modifier de plusieurs façons :
    • Pour chercher une adresse qui se trouve déjà dans la base de données, cliquez sur le champ de l’intestataire et saisissez les premières lettres du nom ou prénom de la personne à chercher. CASY proposera les adresses déjà présentes dans la base de données, parmi lesquelles vous pourrez choisir la correcte.
    • Pour saisir une nouvelle adresse qui ne figure pas encore dans la base de données, cliquez sur l’icône bleue avec le +. Plus d’informations
    • Pour voir toutes les réservations connectées avec l’adresse, cliquez sur l’icône jaune.
  • Adresse facture : l’adresse à laquelle la réservation sera facturée. Cela peut être différente de l’adresse de la réservation (par exemple dans le cas d’une entreprise). Vous pouvez la modifier de plusieurs façons :
    • Pour chercher une adresse qui se trouve déjà dans la base de données, cliquez sur le champ de l’adresse de facturation et saisissez les premières lettres du nom ou prénom de la personne à chercher. CASY proposera les adresses déjà présentes dans la base de données, parmi lesquelles vous pourrez choisir la correcte.
    • Pour modifier l’adresse connectée, cliquez sur l’icône verte. Plus d’informations
    • Pour saisir une nouvelle adresse qui ne figure pas encore dans la base de données, cliquez sur l’icône verte avec le +. Plus d’informations
    • Pour voir toutes les réservations connectées avec l’adresse, cliquez sur l’icône jaune.
  • Déclaration de police : ici vous pouvez indiquer si la réservation doit apparaître dans la liste des déclarations de police.
  • Newsletter : champ personnalisable.
  • Etat des réservations : plus d’informations
  • Statut réservation : plus d’informations
  • Observations (Remarks) : différents types de remarques peuvent être définis lors de l’installation.
    Par exemple :
    • Réservation en ligne
    • Restaurant
    • Étage

Une fois que vous avez rempli ou modifié les champs, sauvegardez la réservation en cliquant le bouton  » Sauver réservation « .

2.3 Copie de la réservation

Lors de la copie d’une réservation, l’affichage est similaire à celui décrit au chapitre 2.2.

Il n’y a que trois différences :

  • Les dates de la réservation sont également copiée.
  • Vous pouvez sélectionner plusieurs chambres en même temps. Ceci est utile pour les réservations de groupe, par exemple. (A)
  • Vous pouvez aussi copier les comptes en cochant la case correspondante. (B)
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