Introduzione ai conti

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In questa sezione spieghiamo cosa sono i conti e come utilizzarli.

1. Prerequisiti

Prima di poter inserire i conti, è necessario avere una riservazione nel sistema.

2. Cosa sono i conti?

I conti attivi sono le spese che ogni riservazione/cliente effettua. Sono personalizzabili in base alle necessità di ogni albergo e vengono definiti durante l’installazione.

Degli esempi concernenti le riservazioni possono essere: “Camera mezza pensione”, “Persona con colazione” o “Bambino da 0 a 14 anni”. Altri esempi di conti sono: un ribasso del 10%, una colazione aggiuntiva o delle spese effettuate nel minibar.

Quando il cliente effettua un pagamento, viene inserito un conto passivo per segnalare che sono avvenuti dei pagamenti. Questi conti sono, ad esempio: Contanti, Fattura o Carta Visa.

3. Come gestire i conti?

La gestione dei conti avviene sotto ogni riservazione.

Quando clicchiamo sull’icona nella lista delle riservazioni, si apre una visualizzazione addizionale dei conti relativi alla riservazione.

Qua si vedono tutti gli attivi e passivi che un cliente ha effettuato.

La tabella dei conti ha 7 colonne (A):

• Conto: il nome del conto
• Pers.: la quantità di persone per cui il prezzo va moltiplicato (questo varia a seconda della tipologia dei conti)
• Prez.: il valore dell’attivo o passivo
• Giorni: i giorni per cui va moltiplicato il prezzo (questo varia a seconda della tipologia dei conti)
• Totale: il valore effettivo dell’attivo o del passivo.
• Data: la data in cui è stato effettuato l’attivo e la transazione.
• Utente: l’utente CASY che ha inserito questo attivo o passivo.
• Ci sono poi 3 possibili azioni, indicate dai simboli in fondo alla riga (B).
  • Muovere il conto verso l’alto o il basso per personalizzare l’ordinamento.
  • Eliminare l’attivo o il passivo.
  • Includere il conto nel calcolo del prodotto complessivo.
    • Nel caso il visto non venga messo, il conto non verrà calcolato nella fattura per il cliente. Questa funzionalità è utile se il cliente desidera pagare solo una parte della fattura.

Sul fondo della tabella vengono visualizzati:

• Il totale di tutti i conti, selezionati e non. (C)
• Il totale unicamente degli attivi selezionati. (D)

4. Come inserire un attivo o un passivo?

Step 1

Inserire il nome del conto nella visualizzazione dei conti di una riservazione, cliccando sul campo vuoto nella colonna “Conto” e selezionando quello desiderato dal menu a tendina.

Si può cercare il conto anche continuando a digitare la prima lettera del nome del conto nel campo finché non comparirà quello desiderato.

Step 2

Navigare con il tasto TAB al prossimo campo nella colonna “Pers.” per inserire la quantità di persone per la quale il prezzo va moltiplicato.

Step 3

Navigare con il tasto TAB al prossimo campo nella colonna “Prez.” per inserire il valore dell’attivo o del passivo.

Step 4

A seconda del conto, è necessario inserire anche la quantità di giorni.

Navigare con il tasto TAB al prossimo campo nella colonna “Giorni” per inserire il numero di giorni per il quale il prezzo va moltiplicato.

Step 5

La data e l’orario sono quelli di oggi per default, ma possono essere modificati.

Step 6

Per concludere e salvare il conto, cliccare su “Salva”.