Comment exporter les réservations à venir et alerter les clients en cas de tentatives de fraude
Ce guide explique comment exporter depuis CASY les données relatives aux réservations à venir, y compris les adresses e-mail et les numéros de téléphone des clients, afin de les contacter et de les informer d’éventuelles tentatives de fraude par e-mail, SMS ou WhatsApp.
1. Accéder à la liste des réservations
Pour extraire les données de réservation de CASY, accédez au menu « Réservations » dans la rubrique correspondante, puis cliquez sur le bouton illustré dans la figure ci-dessous.
2. Filtrer les écritures par date
Vous pouvez ensuite filtrer les réservations en fonction des dates d’arrivée et de départ.
Nous vous recommandons de définir une période commençant au moins deux semaines avant la date d’aujourd’hui et s’étendant sur plusieurs années à venir.
De cette manière, vous pouvez également inclure les réservations déjà effectuées ainsi que celles prévues dans les mois ou les années à venir.
3. Exporter les données au format CSV
Une fois les filtres définis, faites défiler la page jusqu’en bas et cliquez sur le bouton « Exporter».
Le système vous permet de télécharger sur votre ordinateur un fichier CSV contenant les données des réservations sélectionnées.
4. Contacter les invités
Le fichier CSV exporté contient une liste des réservations ainsi que les données disponibles associées, notamment :
- Adresses e-mail des invités
- Numéros de téléphone
- Informations sur les réservations
Vous pouvez utiliser ces coordonnées pour avertir les clients de d’éventuelles tentatives de fraude par SMS, e-mail ou WhatsApp.
5. Exemple de message à l’attention des invités
Objet : Avis important – Messages potentiellement frauduleux concernant votre réservation
Cher client,
Nous tenons à vous signaler que, ces derniers jours, certains clients ont reçu des messages frauduleux via WhatsApp, par e-mail ou par SMS, les invitant à effectuer un paiement anticipé afin de confirmer leur réservation.
Nous vous prions de bien vouloir prêter une attention particulière aux points suivants :
- N’effectuez aucun paiement suite à des demandes suspectes.
- Ne cliquez pas sur les liens contenus dans des messages d’origine douteuse.
- Ne communiquez pas vos coordonnées bancaires, les informations relatives à votre carte de crédit ou toute autre donnée à caractère personnel.
Attention : ces messages frauduleux peuvent contenir des informations réelles concernant votre réservation, telles que votre nom, les dates de votre séjour ou d’autres détails. Même si les informations fournies sont correctes, cela ne garantit pas pour autant que le message soit authentique.
Nous vous prions donc de ne pas cliquer sur des liens suspects et de toujours vérifier les demandes de paiement en contactant directement notre hôtel via ses coordonnées officielles.
Consigne de sécurité : vérifiez les demandes de paiement avant d’effectuer un virement ou de saisir vos informations de paiement. Le fait que l’expéditeur vous soit connu et que vos informations personnelles soient correctes ne suffit pas à garantir l’authenticité de la demande. Vérifiez toute demande inattendue ou inhabituelle auprès d’un contact indépendant que vous connaissez déjà. Ne vous laissez pas pousser à effectuer un paiement sous la pression du temps.
Nous vous remercions de votre collaboration et restons à votre disposition pour toute question.
Cordialement,
L’équipe de l’hôtel
6. Avez-vous besoin d’aide ?
Si vous avez besoin d’aide pour exporter des données depuis CASY ou pour envoyer des notifications par SMS ou par e-mail à vos clients, l’équipe d’assistance CASY se tient à votre disposition.
