Einführung in den Bereich der Reservierungen

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In diesem Abschnitt erfahren Sie mehr über die Informationen und möglichen Aktionen im Bereich der Reservierungen.

1. Voraussetzungen

Bevor Sie auf die Reservierungen zugreifen können, müssen Sie sich mit Ihren Anmeldedaten bei CASY anmelden. Klicken Sie im Hauptmenü auf der linken Seite auf die Schaltfläche „Reservationen“.

2. Bestandteile des Bereichs der Reservierungen

Der Bereich der Reservierungen besteht aus zwei Teilen:

• Suchfilter (A)
• Liste der Reservierungen (B)

Die Reservierungen können exportiert werden. Dazu dient die Schaltfläche „Export CSV“ am unteren Ende der Reservierungsliste. (C) Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine Excel-Datei mit allen Reservierungen zu erstellen. Dies kann der Erstellung von Marketingkampagnen ausserhalb von CASY dienen.

Die zu exportierenden Reservierungen können mit den in Kapitel 2.1 beschriebenen Filtern gefiltert werden.

2.1 Suchfilter

Es gibt zwei Möglichkeiten, um Reservierungen zu suchen und zu filtern.

Einfache Suche: 4 Felder stehen zur Verfügung, mit denen Sie die Reservierungen filtern können.

• Person: Sie können sowohl den Vor- als auch den Nachnamen oder Teile davon eingeben. (A)
• Ankunft: Ankunftsdatum der Reservierung. (B)
• Abreise: Abreisedatum der Reservierung. (C)
• Offener Saldo: Alle Reservierungen mit offenem Saldo bis zum gewählten Datum. (D)

Erweiterte Suche: Wenn Sie auf den Pfeil rechts klicken, erscheint eine erweiterte Suche, mit denen Sie die Reservierungen anhand zusätzlicher Suchkriterien filtern können. (G) Je nach Feld können Sie aus einer Liste oder ein Datum aus einem Kalender wählen oder ein Suchwort eingeben.

Um nach Eingabe der gewünschten Filter die Suche zu aktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Reservierungen suchen“ oder drücken Sie die Enter-Taste. (E)

Wenn Sie die Filter entfernen möchten, klicken Sie auf „Filter leeren“. Die Liste der Reservierungen wird daraufhin automatisch in der Reihenfolge der zuletzt bearbeiteten oder eingegebenen Reservierungen neu geladen. (F)

2.2 Liste der Reservierungen

Die Liste der Reservierungen enthält 9 Spalten mit Daten. (A)

• Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die dazugehörigen Konten anzuzeigen.
• Res.Id.: ID der Reservierung
• Anrede
• Person: Nachname und Vorname des Gastes. Diese können von der Adresse abweichen.
• Ankunft: Anreisedatum
• Abreise: Abreisedatum
• Zimmer: Zimmernummer
• Dokumente: Hier können Sie die verschiedenen Dokumente einsehen, die für die jeweilige Reservierung verfügbar sind.
• Bemerkungen: Mögliche Bemerkungen, die in die Reservierung eingetragen wurden.

In der Spalte ganz rechts sind verschiedene Symbole sichtbar. (B) Die Symbole links sind von den aktivierten Modulen abhängig und können folgende Bedeutungen haben:

• Status der Reservierung
• Art der Reservierung
• Polizeimeldescheine
• Empfang des Newsletters

Die Symbole rechts zeigen die möglichen Aktionen für eine Reservierung auf. Sie werden in Kapitel 2.3 erläutert.

Sie können die Liste nach jeder Spalte in aufsteigender Reihenfolge sortieren, indem Sie auf den Titel der entsprechenden Spalte klicken. Mit einem zweiten Klick wird die Liste in absteigender Reihenfolge sortiert. Standardmässig werden die Reservierungen in der Reihenfolge des Erstellungs- oder Änderungsdatums angezeigt.

2.3 Mögliche Aktionen für Reservierungen

Aktionen für einzelne Reservierungen

Je nach aktivierten Modulen sind für jede Reservierung verschiedene Aktionen verfügbar:

• Klicken Sie auf das Symbol der gewünschten Reservierung, um die dazugehörigen Konten zu sehen.
• In der Spalte „Dokumente“ können Sie ein Dokument auswählen und drucken . Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um eine Vorschau zu öffnen. Mehr dazu
• Die Symbole rechts erlauben folgende Funktionen:
  • Kreditkarte hinzufügen
  • Adresse der Reservierung bearbeiten
  • Adresse bearbeiten, über welche die Übernachtung abgerechnet wird (dieses Symbol erscheint nur, wenn sich die Abrechnungsadresse von der Adresse der übernachtenden Person unterscheidet)
  • Reservierung bearbeiten
  • Reservierung löschen
• Wenn Sie auf die 3 Punkte am Ende der Zeile oder mit der rechten Maustaste auf die Reservierung klicken, erscheint ein Menü mit weiteren möglichen Aktionen. Mehr dazu

• Neue Reservierung: Mit dieser Funktion erstellen Sie eine neue Reservierung für dieselbe Adresse der ausgewählten Reservierung. Das Anreisedatum ist standardmässig auf heute und das Abreisedatum auf morgen eingestellt. Anschliessend muss ein Zimmer zugewiesen werden. Mehr dazu
• Reservierung kopieren: Mit dieser Funktion erstellen Sie eine neue Reservierung, die alle Informationen der ausgewählten Reservierung übernimmt. Sie können neue Zimmernummern festlegen und auch die Konten der ursprünglichen Reservierung kopieren. Mehr dazu
• Zeige Reservierungen dieses Gastes: Diese Funktion zeigt alle Reservierungen für die ausgewählte Adresse an.
• Reservierung bearbeiten: Mehr dazu
• Wähle alle Reservierungen: Mit dieser Funktion können Sie alle Reservierungen in der Liste markieren bzw. die Markierung aufheben und anschliessend Aktionen für die markierten Reservierungen durchführen.

Aktionen für mehrere Reservierungen

Die Aktionen für mehrere Reservierungen richten sich insbesondere an Gruppen. Mehr dazu