Courriel avant/après le séjour
Dans cet article, nous décrivons le fonctionnement du module Pre/Post Stay Email.
1. Conditions préalables
Le formulaire Pre/Post Stay Email doit être actif.
2. Fonctionnalité
Les e-mails de pré-séjour et de post-séjour sont envoyés automatiquement à une heure prédéterminée.
Si un courrier électronique pré/post-séjour a déjà été envoyé à une adresse électronique spécifique, il ne sera pas envoyé à nouveau automatiquement.
2.1 Vérification des e-mails envoyés
Vous pouvez vérifier que le courriel a été envoyé correctement.
- Vérifier que la lettre est surlignée en rouge
- Ouvrir une réservation à laquelle l’e-mail a été envoyé
- Accéder au menu déroulant du document
Passer la souris sur la lettre :
- l’heure d’envoi est affichée
- si aucun nom d’utilisateur n’apparaît après le symbole
-, cela signifie que l’e-mail a été envoyé automatiquement par le système.
3. Réglages
Il existe deux types de réglages :
- Paramètres du document
- Paramètres de réservation et d’adresse
3.1 Mise en place des documents électroniques pré/post-séjour
Pour configurer un courriel avant/après le séjour :
- Accéder au menu Paramètres
- Entrer dans le sous-menu correspondant
- Création d’un nouveau document
Pour les courriels pré et post-séjour, il existe trois paramètres de base :
- Type de courrier électronique :
Trois types de courrier électronique sont disponibles :- PreStay : envoyer le courriel x jours avant l’ arrivée du client.
- PreStayForced : Envoyer l’e-mail x jours avant l’ arrivée du client ;
si la réservation est saisie moins de x jours avant l’arrivée, l’e-mail sera envoyé à la première vérification disponible. - PostStay : envoyer un courriel x jours après le départ du client.
- Jours d’envoi : Nombre de jours avant ou après l’arrivée/le départ au cours desquels le courriel doit être envoyé.
- Objet de l’e-mail : Titre de l’e-mail que le client verra dans sa boîte de réception.
3.2 Paramètres de réservation et d’adresse
Désactiver l’envoi pour une réservation :
Si vous ne souhaitez pas envoyer d’e-mails pour une réservation spécifique, vous pouvez désactiver la case à cocher « PreAfterStayMail » dans les informations relatives à la réservation.
Désactiver l’envoi pour une adresse :
Si vous ne souhaitez pas envoyer d’e-mails à une certaine adresse, vous pouvez désactiver la case à cocher « Newsletter » dans les informations relatives à l’adresse.
Par défaut, l’e-mail est envoyé automatiquement.
La désactivation des cases à cocher décrites ci-dessus vous permet d’exclure des réservations individuelles ou des adresses spécifiques de l’envoi des e-mails de pré/post-séjour.
